Normatividad

EL CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN: Atribuciones, Funciones, Incompatibilidades.

Primero, debemos decir que la Ley 675 de Agosto 3 de 2001 se quedo un poco corta en lo referente a este aspecto, ya que en tres breves articulos (53°, 54° y 55°) resume los aspectos esenciales.

Dice la ley en el articulo 53° que las copropiedades de uso COMERCIAL O MIXTO integradas por mas de treinta (30) bienes privados, (Excluidos parqueaderos y depósitos) tendrán un "Consejo de Administración", integrado por un numero impar de tres o mas propietarios o sus delegados.

Lo anterior nos indica que solo es obligatorio el Consejo en las copropiedades de Uso Comercial o Mixto de treinta o mas bienes privados, siendo en todos los otros casos, como lo dice la misma ley, potestativo consagrar tal órgano de administración en el Reglamento de Propiedad Horizontal. También se deduce del articulo anterior, que no solo los propietarios podrán formar parte del Consejo, sino sus "Representantes", que suponemos son aquellos a quienes se delego la participación con poderes amplios y suficientes en la respectiva Asamblea General. Ello deberá tenerse en cuenta en aquellos casos en los que las copropiedades quieran evitar que los consejeros sean arrendatarios o personas ajenas a la copropiedad.

En cuanto a las funciones, el articulo 55°, dice: "Al consejo de administración, le corresponderá tomar las determinaciones necesarias en orden a que la persona jurídica cumpla sus fines, de acuerdo con lo previsto en el reglamento de propiedad horizontal" lo que nos da a entender que finalmente tendrá que ser la comunidad, en su Asamblea General quien asigne las funciones al Consejo, cuidando eso si, de no atribuirle las que se otorgaron, en virtud de la misma ley, a la Asamblea General o al Administrador.

También deberá la Asamblea señalar algunos requisitos e incompatibilidades, puesto que no lo hace la ley, por lo que recordamos algunos aspectos dignos de tener en cuenta:

• El Consejo de Administración es el representante de la Asamblea General y el "puente" entre esta y el Administrador, por lo que su principal función es vigilar que se cumplan los preceptos de la misma.
• Los miembros del Consejo ejercerán su cargo "Ad Honorem" y cumpliendo una función social de servicio a la comunidad, por lo que actuaran siempre en función del bien común.
• Los representantes al Consejo de Administración deben haber observado siempre una conducta impecable y deben caracterizarse por su puntual y estricto cumplimiento de todas las normas del Reglamento.
• Los miembros del Consejo de Administración no pueden ser parientes del Administrador ni del Revisor Fiscal, ni tener negocios con ninguno de ellos, para garantizar la independencia y autonomía de cada uno de los órganos de dirección y control.
• En consecuencia, tampoco podrán desempeñar ningún cargo remunerado en la copropiedad, simultáneamente con el ejercicio como consejeros, ni mucho menos como empleados de la administración.
• Los miembros del Consejo deben actuar siempre en beneficio de la Copropiedad y no pueden aprovecharse de su investidura para reclamar privilegios o para beneficiarse directa o indirectamente de ella.
• Los miembros del Consejo deben mantener una absoluta imparcialidad en todos sus actos, dando a todos los copropietarios y residentes el mismo tratamiento, sin otorgar a nadie prebendas o privilegios y sin permitir que sus sentimientos, relaciones de amistad, simpatías o desafectos hacia otros miembros de la comunidad interfieran o influencien sus determinaciones.
• Los miembros del Consejo deben estar a paz y salvo por todo concepto con la comunidad, entendiéndose que no pueden estar en mora con sus cuotas de aporte a las expensas comunes, cuotas extras, o cualquier otra obligación decretada por la Asamblea o contemplada en el Reglamento.

En pocas palabras, los miembros del Consejo deben tener la Autoridad Moral suficiente para poder representar dignamente a la comunidad de copropietarios que los ha elegido.
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LA ASAMBLEA GENERAL DE COPROPIETARIOS

Por ser un tema de actualidad, queremos tratar el tema de la Asamblea, mencionando algunos aspectos practicos y otros legales, que seguramente seran de utilidad.

En primer lugar es necesario decir que la reunion no debe convertirse en una larga jornada, exasperante y fatigante, para lo cual debemos organizarla y dirigirla de manera que pueda realizarse en un maximo de dos o dos horas y media, tiempo mas que justo para evacuar los temas despues de un debido analisis y debate.

Para lograrlo, es necesario recordar y recordarle a los asistentes que la Asamblea solo debe tratar los temas que son de su exclusiva competencia y dejar los temas generales para su debido tramite ante el organo competente: P. ej. los temas que pueden ser resueltos por el Consejo de Administracion se trataran en reuniones del Consejo y los temas que que son competencia del Administrador deberan ser planteados directamente ante la Administracion. Eso significa sencillamente que en la reunion de Asamblea NO SE DEBEN TRATAR TEMAS QUE SON DE COMPETENCIA DEL CONSEJO O DEL ADMINISTRADOR, sino SOLO AQUELLOS QUE COMPETEN A LA ASAMBLEA.

De lo contrario, la reunion será interminable y con el riesgo de que por estar tratando temas que se deben resolver en otras instancias se dejen de tratar los temas que verdaderamente son para la Asamblea.

Es muy importante tambien que el Presidente de la Reunion, (Que es nombrado por los asambleistas), tenga alguna experiencia y sepa conducir la reunion de una forma ordenada, sin permitir intervenciones que se salgan del orden del dia aprobado, evitando confrontaciones, sometiendo a debate y a votacion las propuestas, etc.

Tengamos en cuenta que la Asamblea General es la maxima autoridad de la copropiedad, y esta conformada por los COPROPIETARIOS “o sus representantes” reunidos en la forma en que se indica en la ley y en el reglamento de Propiedad Horizontal, en lo que se refiere a Quorum, representacion, etc.

Notese que en la Ley 675, se dice que “El voto de cada propietario equivaldra al porcentaje del coeficiente de copropiedad del respectivo bien privado”, lo que fue modificado parcialmente por la Sentencia C-522/02 que dice literalmente: “Segundo Declarar EXEQUIBLE el paragrafo 2° del artículo 37 de la Ley 675 de 2001 en el entendido que cuando se trate de inmuebles destinados a vivienda, el voto de cada propietario equivaldra al porcentaje de coeficiente de propiedad del respectivo bien privado, solo para las decisiones de contenido economico conforme a lo expresado en la parte motiva de la sentencia.”

Dice también la ley que las decisiones tomadas por la Asamblea General son obligatorias para todos los copropietarios, incluso ausentes y disidentes,  y en lo que sea pertinente, tambien son obligatorias para el Administrador, revisor Fiscal, etc.

Recordemos ademas, que en la mayoria de los Reglamentos se establece que los miembros del CONSEJO, el ADMINISTRADOR o el REVISOR FISCAL,  NO PUEDEN REPRESENTAR a otros copropietarios, lo que se debe tener muy presente en e momento de VALIDAR LOS PODERES.

Las funciones de la Asamblea, según la Ley 675, son las siguientes: 

1.  Nombrar y remover libremente al administrador y a su suplente cuando fuere el caso, para periodos determinados, y fijarle su remuneracion.
2. Aprobar o improbar los estados financieros y el presupuesto anual de ingresos y gastos que deberan someter a su consideracion el Consejo de Administracion y el Administrador.
3.  Nombrar y remover libremente a los miembros del comite de convivencia para periodos de un año, en los edificios o conjuntos de uso residencial.
4. Aprobar el presupuesto anual del edificio o conjunto y las cuotas para atender las expensas ordinarias o extraordinarias, asi como incrementar el fondo de imprevistos, cuando fuere el caso.
5. Elegir y remover los miembros del consejo de administracion y, cuando exista, al Revisor Fiscal y su suplente, para los periodos establecidos en el reglamento de propiedad horizontal, que en su defecto sera de un (1) año.
6. Aprobar las reformas al reglamento de propiedad horizontal.
7. Decidir la desafectacion de bienes comunes no esenciales, y autorizar su venta o division, cuando fuere el caso, y decidir, en caso de duda, sobre el caracter esencial o no de un bien comun.
8. Decidir la reconstruccion del edificio o conjunto, de conformidad con lo previsto en la Ley 675.
9. Decidir, salvo en el caso que corresponda al consejo de administracion, sobre la procedencia de sanciones por incumplimiento de las obligaciones previstas en Ley 675 y en el reglamento de propiedad horizontal, con observancia del debido proceso y del derecho de defensa consagrado para el caso en el respectivo reglamento de propiedad horizontal.
10. Aprobar la disolucion y liquidacion de la persona Juridica
11. Otorgar autorizacion al administrador para realizar cualquier erogacion con cargo al Fondo de Imprevistos de que trata la Ley 675.
12.  Las demas funciones fijadas la misma Ley, decretos reglamentarios de la misma, y el reglamento de propiedad horizontal.

Los temas a tratar, deberan en consecuencia ser aquellos que correspondan a los anteriores puntos.

La Asamblea debe reunirse por lo menos una vez al año,  en la fecha que señale el reglamento. Si el mismo no dice nada al respecto, se reunira en los primeros tres meses, despues del vencimiento del periodo presupuestal, especialmente para aprobar balances y estados financieros del periodo que finalizo,  y para aprobar el presupuesto de gastos, que permitira fijar la cuota de Aporte a expensas Comunes (“Cuota de Administracion”)  

Otro punto importante es el que se refiere a la Convocatoria a la Asamblea, que queremos tratar con detenimiento, ya que una causa frecuente de INVALIDACION de Asambleas  es precisamente una convocatoria que no cumple con las normas legales.

Dice entonces la Ley 675 que la Citacion debe hacerse con una antelacion no menor de quince (15) días calendario, y es una funcion que corresponde al administrador.  Aunque la ley no haga mayores observaciones al respecto, la mayoría de Reglamentos establecen pautas para la Convocatoria, que le den suficiente “soporte” legal.

En nuestro concepto es indispensable que la convocatoria contenga:

1. Fecha de la citacion
2. Tipo de Reunion (Ordinaria, Extraordinaria, en Primera Convocatoria…)
3. Fecha y hora exactas de la Reunion, usando preferiblemente el formato de hora “24 Horas” (“Hora militar”), para evitar equivocaciones o malas interpretaciones reales o ficticias.
4. Sitio de la Reunion
5. Orden del dia propuesto
6. Mencion del hecho de que a partir de la fecha de la convocatoria estaran los Balances y demas estados financieros disponibles en la Oficina de la Administracion, durante minimo ocho horas diarias, para la revision y verificacion de los copropietarios.
7. Instrucciones para el otorgamiento de Poder, en caso de imposibilidad de asistencia.
8. Relacion de documentos anexos, que son generalmente: Copia de Balance, Estado de Resultados, Anexos al Balance, Relacion de Cartera, DEUDORES, proyecto de presupuesto con sus anexos.

Aunque a veces parezca incomodo anexar todo un “Cartapacio” de documentos, esto es FUNDAMENTAL: Permite agilizar la reunion, ya que los propietarios llegaran a ella debidamente documentados y no se perdera tanto tiempo en explicaciones y aclaraciones, ademas que demostrara la transparencia de cada acto administrativo.

La ley establece que si no se llegase a completar el Quorum reglamentario, (“por lo menos mas de la mitad” de los coeficientes en que se encuentra dividida la copropiedad), se debera convocar nuevamente en SEGUNDA CONVOCATORIA, reunion que se realizara “el tercer dia habil siguiente” al de la PRIMERA Convocatoria, a las 20:00 Horas, salvo que el reglamento disponga otra cosa, y en esta reunion  se SESIONARA Y DECIDIRA VALIDAMENTE con cualquier Numero plural de copropietarios, cualquiera que sea el porcentaje de coeficientes representados.
Claro esta, que esto no es valido cuando se pretende considerar y decidir asuntos que requieran una “MAYORIA CALIFICADA”.

En la SEGUNDA CONVOCATORIA se debera dejar constancia de los dispuesto en el Articulo 41 de la LEY 675, en lo que se refiere a QUORUM.

Es muy importante dejar CONSTANCIA de la entrega de la Convocatoria a cada uno de los copropietarios,  y corresponde al Administrador tomar todas las medidas posibles para que cada uno reciba oportunamente la suya.

Para evitar posteriores reclamos y ACCIONES LEGALES, recomendamos:

• Elaborar listado para que cada propietario firme, dejando constancia de que recibio la correspondiente convocatoria
• Archivar debidamente los comprobantes de CORREO CERTIFICADO, mediante el cual se debe enviar la convocatoria a los copropietarios que no residan en la copropiedad.
• Enviar la citación a la ULTIMA DIRECCION REGISTRADA por el propietario, y naturalmente asegurarse de mantener actualizado el REGISTRO DE COPROPIETARIOS.
• En lo posible, enviar un RECORDATORIO uno, dos o tres dias antes de la reunion
• Utilizar los recursos tecnologicos de avanzada, como el Correo Electronico o el Fax, para Convocatorias y recordatorios. Guardar la constancia y copia de esos envios.

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LA TENENCIA DE MASCOTAS:

(¡Capitulo aparte!)

Dedicamos un capítulo especial a este tema. Por ser el que indudablemente está causando más reclamos, enfrentamientos, rencillas y graves incomodidades en las Copropiedades, por la falta de cultura y solidaridad de algunos propietarios de perros, que desconocen las normas sobre tenencia de mascotas, e incluso, las mas elementales normas de urbanidad y de aseo.

El problema, repetimos, no lo causan las mascotas. Son sus dueños. Tampoco son todos los dueños, naturalmente. El problema lo causan algunos dueños, pocos, afortunadamente, que creen tener derecho a mantener a sus perros en las propiedades comunes, e incluso ajenas, sin ningún control, sin darles ninguna educación elemental, usando los prados y parques infantiles como sanitario de sus perros, y permitiéndoles vagar libremente, sin el collar y la traílla que el sentido común y la ley ordenan. Las quejas y reclamos que esta falta de cultura y consideración han generado, son muy variados: Niños que no pueden usar los parques por el temor a ser agredidos por los perros sueltos, y otros que no los puedes usar por el temor a regresar a casa con la ropa o los zapatos "embadurnados" de excrementos que luego dejarán, inadvertidamente en las alfombras y muebles, malos olores, (Que son dificiles de eliminar) en los pasillos, ascensores, sótanos, escaleras y demás zonas comunes, niños y adultos mordidos o atacados ante la indiferencia y a veces complacencia de los malos "amos", costosos bienes comunales o ajenos deteriorados o destruidos por la orina, los excrementos o los dientes y las uñas de mascotas sin control, etcétera.

Por fortuna, la LEY 746 DE JULIO 19 DE 2002, reglamenta definitivamente la tenencia y manejo de mascotas, y establece severas sanciones para quienes incumplan con las normas.

Se establece, por ejemplo, la prohibición de que los perros transiten sueltos por las zonas comunales y las zonas públicas, y se ordena que "los ejemplares caninos deberán ir sujetos por medio de traílla, y provistos de bozal si es el caso específico de perros potencialmente peligrosos según las definiciones dadas por la presente ley. "

Igualmente se establece la obligación de recoger los excrementos y se sanciona, (por fin!) a los infractores severamente. Veamos lo que dice la Ley: "Artículo 108-D. Queda prohibido dejar las deposiciones fecales de los ejemplares caninos en las vías, parques o lugares públicos. Los propietarios o tenedores de los ejemplares caninos son responsables de recoger convenientemente los excrementos y depositarlos en bolsas de basura domiciliaria, o bien en aquellos lugares que para tal efecto destine la autoridad municipal. Parágrafo. Los propietarios o tenedores de ejemplares caninos que no recojan los excrementos en los lugares señalados en el inciso anterior, tendrán como sanción impuesta por la autoridad municipal competente, multa de cinco (5) salarios mínimos diarios legales vigentes o sanción de uno (1) a cinco (5) fines de semana de trabajo comunitario consistente en limpieza de los lugares que la respectiva alcaldía municipal defina. En caso de renuencia, se impondrá arresto inconmutable de tres (3) a cinco (5) días: la autoridad municipal procederá a trasladar el caso a la autoridad competente para conocer el caso y aplicar la sanción respectiva."

Tambien se prohibe la importación o crianza de ejemplares de las "Razas Peligrosas", como los Pitbull, Rottweiler, Fila Brasileño, Tosa Japones, y otros, y se establece la obligación de registrarlos, portar un permiso especial, y en general adopta medidas para proteger la vida e integridad fisica de los ciudadanos frente a eventuales ataques de estos animales. Transcribimos apartes: "en el Censo de Perros Potencialmente Peligrosos que se establecerá en las alcaldías municipales, para obtener el respectivo permiso. En este registro debe constar necesariamente: a) Nombre del ejemplar canino; b) Identificación y lugar de ubicación de su propietario; c) Una descripción que contemple las características fenotípicas del ejemplar que hagan posible su identificación; d) El lugar habitual de residencia del animal, especificando si está destinado a convivir con los seres humanos o si será destinado a la guarda, protección u otra tarea específica. Para proceder al registro del animal, su propietario debe aportar póliza de responsabilidad civil extracontractual suscrita por su propietario, la que cubrirá la indemnización de los perjuicios patrimoniales que dichos ejemplares ocasionen a personas, cosas, o demás animales; así como el registro de vacunas del ejemplar, y certificado de sanidad vigente, expedido por la secretaría de salud del municipio. Será obligatorio renovar el registro anualmente, para lo cual se deberán acreditar los requisitos establecidos para la primera vez. En este registro se anotarán también las multas o sanciones que tengan lugar, y los incidentes de ataque en que se involucre el animal. Una vez registrado el ejemplar, la autoridad municipal delegada expedirá el respectivo permiso para poseer esta clase de perros. Este permiso podrá ser requerido en cualquier momento por las autoridades de policía respectivas. Parágrafo 1°. Quien posea animales pertenecientes a esta categoría contará con un plazo de seis (6) meses a partir de la entrada en vigencia de la presente ley para proceder al registro del ejemplar en el Censo de Perros Potencialmente Peligrosos de su respectivo municipio. Parágrafo 2°. El propietario que se abstenga de adquirir la póliza de responsabilidad civil extracontractual, acarreará con todos los gastos para indemnizar integralmente al (los) afectado (s) por los perjuicios que ocasione el ejemplar, sin perjuicio de las sanciones que establezca la ley."

El incumplimiento a lo dispuesto por esta ley, puede ser denunciado al telefono 112, o al CAI más cercano. La policía Nacional tiene la obligación de hacer respetar estas normas, y estará permanentemente dispuesta a colaborar con la ciudadanía que denuncie a los infractores.

Ojalá el perro pueda seguir siendo considerado "El Mejor Amigo del Hombre" y se controle a los que abusan de su derecho al "libre desarrollo de su personalidad", a costa de toda la comunidad civilizada.

Ver LEY 746 DE JULIO 19 DE 2002
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¡ LAS NORMAS DE CONVIVENCIA EN LA PROPIEDAD HORIZONTAL ¡

  INTRODUCCIÓN:

La convivencia en la Propiedad Horizontal exije de todos y cada uno de los residentes (o usuarios ) la observación puntual de algunas normas, que permiten ejercer plenamente los derechos individuales, sin vulnerar los derechos ajenos. Estas sencillas normas están contenidas en las leyes, decretos y reglamentos que rigen la Propiedad Horizontal, y tienen como único objetivo garantizar la convivencia armónica y pacífica en la comunidad.

Indudablemente la mayor parte de los conflictos que se presentan entre vecinos, y entre estos y la administración, son originados por el incumplimiento de estas normas de convivencia, y el manejo de dichos conflictos en etapa de conciliación, corresponde precisamente al Administrador, o a los órganos administrativos de la copropiedad antes de acudir, de ser necesario, a las autoridades competentes.

La función del administrador incluye necesariamente, como la de todo lider, educar a su comunidad para minimizar los conflictos y brindar un mejor nivel de vida a sus integrantes.

Esta página contiene algunas normas básicas y otras sugerencias de utilidad.

 CAPÍTULO I

CÓMO EDUCAR A LA COMUNIDAD:

Primero, debemos responder a una pregunta: ¿Es necesario educar a la comunidad en los edificios de Propiedad Horizontal? ....... Naturalmente que si. No importa el estrato socio - económico, ni el nivel cultural de los habitantes, siempre encontraremos, en mayor o menor grado, personas que por falta de cultura o información incumplen las normas, y solo una labor paciente y perseverante de educación logrará que cambien sus hábitos.

Para ello es conveniente acudir a las circulares periódicas, elaborar manuales y resúmenes del Reglamento y de las Leyes de propiedad Horizontal, fijar carteles y recortes relacionados en las carteleras, organizar foros y mesas de discusión, y por último involucrar a la comunidad entera en esas campañas, para que sea la misma comunidad quien exija a sus vecinos el respeto por las normas.

Es conveniente también aclarar algunos malos entendidos o equivocadas interpretaciones populares repecto a los "derechos": es corriente, por ejemplo, que algunas personas utilicen sus garajes para acumular trastos, muebles, herramientas y otros objetos, aduciendo que es su propiedad, porque desconocen las normas de uso restrictivo que rigen en estos casos, y son incapaces de entender las molestias que ocasionan a toda la comunidad con el estado de desorden y mala presentación que causan sus costumbres. Una lectura atenta del reglamento, puede aclarar muchas dudas. (y vale la pena resaltar que la mayor parte de los copropietarios no se han tomado jamás el trabajo de leerlo). En algunas copropiedades hemos obtenido grandes beneficios organizando concursos y cursillos tendientes a que toda la comunidad conozca el reglamento.  

CAPÍTULO II

DERECHOS Y DEBERES:

Los derechos y los deberes de cualquier ciudadano, y en este caso de cualquier copropietario, están íntimamente ligados, puesto que el disfrute de un derecho implica siempre el cumplimiento de un deber, para no afectar los derechos ajenos. Esta premisa, tan sencilla, es la que con frecuencia solemos olvidar.

Los principales derechos en la Propiedad Horizontal, además de los derechos propios de todos los ciudadanos, son los que permiten el uso y disfrute del bien privado, (Apartamento, oficina, Local u otros) y de todas las áreas comunales de la copropiedad. Tanto los derechos como los deberes podemos conocerlos en el "Reglamento de Propiedad Horizontal" de cada una de las copropiedades, y en las leyes que regulan la materia En Colombia: